Betaler din restaurant for meget for råvarerne?

Hvis dine råvarepriser ikke er blevet gennemgået grundigt det seneste år, er der en reel risiko for, at avancen siver ud af køkkenet uden at nogen opdager det.

Det sker ikke, fordi nogen er ligeglade. Det sker, fordi hverdagen i HoReCa er presset. Vagtplaner skal gå op. Leverancer skal tjekkes. Menuer skal udvikles. Gæsterne skal mærke kvaliteten hver eneste gang. Midt i alt det får indkøbsaftaler ofte lov til at ligge stille for længe.

En artikel fra Det Blå Punkt beskriver en virkelighed, som mange i branchen kan genkende: Flere virksomheder betaler ifølge artiklen mellem 8 og 15 % for meget for deres råvarer. Den peger også på, at aftaler, der blot er 18 måneder gamle, ofte allerede kan være forældede.

Det lyder måske som små procenter på en travl tirsdag. Men i en restaurant, café, kantine eller cateringforretning kan få procentpoint gøre forskellen på røde tal og en sund bundlinje.

Råvarepriser ændrer sig hurtigere end mange aftaler gør

Indkøbsaftaler har det med at føles faste. Når en aftale først er landet, og leverancerne kører, glider den hurtigt ind i driften. Det er bekvemt, og det er forståeligt.

Problemet er, at markedet ikke står stille.

Priser på kød, mejeri, grønt, fisk, kolonialvarer, frost og nonfood kan ændre sig løbende. Grossister tilpasser sortimenter. Rabatstrukturer flytter sig. Nye produkter kommer til. Gamle varenummer bliver erstattet. Minimumskøb, fragt, kampagner og særaftaler kan ændre den reelle pris, selv når fakturaen ser nogenlunde normal ud.

Derfor kan en aftale godt være “gammel”, selv om den stadig fungerer praktisk. Varerne kommer til tiden. Køkkenet får det, der er bestilt. Men prisen matcher måske ikke længere det niveau, virksomheden burde ligge på.

Det er her, spørgsmålet bliver konkret: Betaler din restaurant for meget for råvarerne?

For mange opdager det først, når dækningsgraden er begyndt at falde. Eller når omsætningen ser fornuftig ud, men resultatet stadig ikke følger med. Det kan føles som et mysterium, især hvis gæstetallet er stabilt, og menupriserne er justeret.

Ofte ligger en del af svaret i indkøbet.

Ikke nødvendigvis i én stor fejl. Mere typisk i mange små afvigelser:

• En vare købes hos en dyrere leverandør, fordi det er blevet vane.

• En aftalt rabat bliver ikke slået korrekt igennem.

• Et erstatningsprodukt har fået en højere pris.

• Fragt, miljøgebyrer eller tillæg gør varen dyrere end forventet.

• Køkkenet bruger premiumvarer, hvor et lige så godt alternativ kunne bruges.

• Aftalen tager ikke højde for den mængde, virksomheden faktisk køber i dag.

  
  

Hver enkelt post kan se uskyldig ud. Samlet kan de spise en markant del af avancen.

Travlhed er en dyr indkøbsstrategi

I et køkken er der altid noget, der haster mere end en prisliste.

En medarbejder har meldt sig syg. En levering mangler noget. En selskabsmenu skal ændres. En gæst har allergi. En ovn driller. Der er pres på service, og dagen skal lykkes.

Derfor ender indkøb ofte med at blive håndteret ud fra tre spørgsmål:

1. Kan leverandøren levere?

2. Er kvaliteten stabil?

3. Er det nemt for køkkenet?

   
   

Det er gode spørgsmål. De må bare ikke stå alene.

For når indkøb kun bliver målt på drift og leveringssikkerhed, forsvinder økonomien let i baggrunden. Og hvis ingen løbende sammenholder aftaler, fakturaer, mængder og markedsniveau, kan en restaurant betale for meget i månedsvis uden tydelige advarselslamper.

En indkøbsaftale er ikke noget, man bør lægge i skuffen. Den bør behandles som et levende værktøj, der påvirker bundlinjen hver uge.

Det handler ikke om at presse leverandører urimeligt. Gode leverandørrelationer har stor værdi. En stabil grossist, der leverer til tiden og løser problemer hurtigt, kan være afgørende for driften.

Men en god relation skal også kunne tåle gennemsigtighed. Priserne skal passe til volumen, kvalitet, marked og aftale. Hvis de ikke gør det, betaler restauranten for en tryghed, der måske er blevet for dyr.

De skjulte tegn på at indkøbet trænger til et eftersyn

Det er sjældent én enkelt faktura, der afslører problemet. Tegnene viser sig ofte i mønstre.

Her er nogle af de mest almindelige situationer, hvor en grundig gennemgang giver mening:

Tegn i driften	Hvad det kan betyde
Råvareprocenten stiger, selv om menuen er den samme	Leverandørpriser eller varevalg har ændret sig
Fakturaer er svære at sammenligne	Aftaler, rabatter og varenummer er uklare
Der bestilles ofte uden for faste sortimenter	Køkkenet kan være gledet over i dyrere alternativer
Flere leverandører bruges til samme varetype	Mængderne bliver spredt, og forhandlingsstyrken falder
Aftalen er ældre end 12 til 18 måneder	Den kan være ude af trit med markedet
Kampagnepriser virker gode, men totalprisen er uklar	Der kan være tillæg, fragt eller kortvarige rabatter

Mange restauranter har styr på deres opskrifter, portionsstørrelser og salgspriser. Det er stærkt. Men selv en præcis kostberegning mister værdi, hvis indkøbspriserne bag beregningen ikke længere passer.

Forestil dig en ret, der er beregnet ud fra en råvarepris på 42 kr. pr. kilo. Hvis den reelle pris over tid er steget til 48 kr., uden at nogen har opdateret kalkulationen, ser avancen bedre ud på papiret end i virkeligheden. Sker det på ti, tyve eller halvtreds centrale varer, begynder tallene at trække skævt.

Det samme gælder, hvis en leverandør skifter et produkt ud med et andet, der ligner det gamle, men har en anden pakningsstørrelse, anden nettovægt eller anden kilopris. Fakturaen kan se normal ud. Men køkkenets reelle pris pr. portion ændrer sig.

En god indkøbsgennemgang kigger derfor ikke kun på listepriser. Den ser på det samlede billede:

• Hvad købes der mest af?

• Hvilke varer påvirker råvareprocenten mest?

• Hvilke leverandører bruges til hvilke kategorier?

• Hvilke rabatter er aftalt, og bliver de faktisk givet?

• Hvor er der overlap, dobbeltkøb eller dyre vaner?

• Kan kvaliteten bevares med bedre prisstruktur?

  
  

Det er her, mange finder besparelser uden at ændre koncept, gæsteoplevelse eller køkkenets faglighed.

Uafhængig gennemgang giver et mere ærligt billede

Det kan være svært at vurdere egne indkøb, når man samtidig er afhængig af leverandørerne i hverdagen. Mange har også opbygget relationer over flere år. Det gør dialogen lettere, men det kan gøre forhandlingerne mere uklare.

En uafhængig gennemgang skaber afstand til vanerne.

Hos Foodservice konsulenten er formålet enkelt: at finde ud af, om din nuværende indkøbsaftale matcher det, din forretning faktisk bør betale. Der bliver set på fakturaer, aftaler, varegrupper, mønstre og muligheder. Ikke med et mål om at skifte alt ud, men med et mål om at sikre den rigtige pris hos leverandører og grossisthuse.

Det centrale er uafhængigheden.

Foodservice konsulenten modtager ingen skjulte kickbacks fra grossister. Arbejdet handler om din bundlinje, ikke om at sende indkøb i en bestemt retning for at tjene på bagsiden. Det giver et mere rent udgangspunkt, når tallene skal vurderes.

Det betyder også, at anbefalingerne kan være praktiske. Nogle gange giver det mening at genforhandle med den nuværende leverandør. Andre gange giver det mening at samle køb, justere sortimentet eller sammenligne udvalgte varegrupper med alternativer. I nogle tilfælde ligger besparelsen i få store varegrupper. I andre ligger den i mange små rettelser.

Den bedste løsning er den, køkkenet faktisk kan arbejde med.

Et klart overblik over varegrupper gør det lettere at se, hvor pengene forsvinder.

No Cure, No Pay gør indsatsen risikofri

Mange udskyder en indkøbsgennemgang, fordi de forventer endnu en udgift. Det er forståeligt. Restaurationsbranchen arbejder ofte med stramme marginer, og der er rigeligt at bruge penge på.

Derfor giver modellen No Cure, No Pay god mening.

Hvis der ikke findes målbare besparelser, koster rådgivningen 0 kr. Det flytter risikoen væk fra restauranten. Betalingen hænger sammen med den værdi, der bliver fundet.

Det gør også processen mere ærlig. Der skal ikke sælges en lang rapport for rapportens skyld. Der skal findes konkrete forbedringer, som kan mærkes i tallene.

En typisk gennemgang vil ofte starte med et simpelt overblik over indkøbet. Det kan være gennem et spørgeskema eller et regneark, hvor de vigtigste oplysninger samles:

• Hvilke grossister og leverandører bruges i dag?

• Hvilke varegrupper fylder mest?

• Hvor gamle er aftalerne?

• Hvor ofte bliver priser kontrolleret?

• Hvem har ansvar for indkøb i hverdagen?

• Er der særlige krav til kvalitet, lokale varer eller økologi?

• Hvilke produkter må ikke ændres af hensyn til konceptet?

  
  

Når billedet er klart, bliver det lettere at se, hvor der skal sættes ind.

For nogle er første skridt at få ryddet op i aftaler og fakturaer. For andre er det at sammenligne nøglevarer med markedet. For andre igen handler det om at skabe en fast rytme, så aftaler ikke får lov til at samle støv i halvandet år ad gangen.

Det handler om at tage pulsen på forretningen, før små afvigelser bliver til store problemer.

Besparelser skal kunne holde i hverdagen

En besparelse er kun god, hvis den fungerer i driften.

Hvis køkkenet skal bruge ekstra tid, kvaliteten falder, eller leverancerne bliver ustabile, kan den billige løsning hurtigt blive dyr. Derfor bør indkøb ikke kun vurderes på laveste pris.

Den rigtige pris er en balance mellem:

• Kvalitet

• Leveringssikkerhed

• Fleksibilitet

• Sortiment

• Service

• Volumen

• Den faktiske pris pr. brugbar enhed

  
  

Det sidste punkt er vigtigt. En vare kan være billig pr. kilo, men dyr i praksis, hvis svindet er højt. En anden vare kan koste lidt mere, men give bedre udbytte, færre reklamationer og mere stabil produktion.

Derfor bør en indkøbsgennemgang altid kobles til virkeligheden i køkkenet. Hvad bruger teamet faktisk? Hvilke varer er kritiske for menuen? Hvor må der justeres, og hvor skal kvaliteten ligge fast?

Når den del er på plads, kan besparelser blive stabile. Ikke som en engangsgevinst, men som en bedre måde at styre indkøbet på.

Det er især vigtigt i en tid, hvor gæsterne er prisbevidste, lønomkostninger fylder, og konkurrencen om både gæster og medarbejdere er hård. En stærkere indkøbsstruktur kan give mere ro. Ikke fordi den løser alt, men fordi den fjerner unødigt spild fra bundlinjen.

Et simpelt tjek af indkøbet kan være første skridt mod grønnere tal.

Tag pulsen på indkøbet, før avancen forsvinder

Råvarepriser er ikke bare tal på en faktura. De afgør, hvor meget der er tilbage, når gæsten har betalt, lønnen er kørt, og alle faste omkostninger er dækket.

Hvis dine aftaler ikke er blevet gennemgået længe, er det værd at få dem testet. Ikke ud fra mavefornemmelser, men ud fra faktiske indkøb, fakturaer og aftaler.

Foodservice konsulenten tilbyder at gennemgå indkøbsgrundlaget med fokus på målbare besparelser. Uafhængigt af grossister. Uden skjulte aftaler. Og med No Cure, No Pay, så rådgivningen koster 0 kr., hvis der ikke findes besparelser.

Der er også udarbejdet et spørgeskema og et gratis regneark, som kan hjælpe med at skabe det første overblik over indkøbet. Det er en enkel måde at se, om der er tegn på, at din forretning betaler mere end nødvendigt.

Du kan også læse den omtalte artikel fra Det Blå Punkt her: Læs artiklen om råvarepriser i HoReCa.

Den vigtigste pointe er enkel: En aftale, der var god sidste år, er ikke nødvendigvis god i dag. Få tallene frem, få dem kontrolleret, og giv bundlinjen den opmærksomhed, den fortjener.